Email in ordine e organizzate. Come velocizzare le operazioni quotidiane.
Mantenere in ordine e organizzare le proprie email può aiutarci molto nell’attività lavorativa quotidiana. Con Microsoft Outlook è semplice e veloce, ecco le principali funzionalità e come utilizzarle.
- Le “categorie”.
Per “categorizzare” le vostre email è sufficiente cliccare sull’email interessata con il tasto destro (per accedere al “menu veloce”) , scegliere la funzione “categorizza” e cliccare su una categoria. N.B. il nome può essere modificato scegliendo sempre da questo menu, “tutte le categorie” , scegliere quella di interesse (esempio “categoria giallo”) e cliccare su “rinomina” indicando così una “etichetta” che poi ritroverete nel menu “categorizza”.
- I Contrassegni
Usate i “contrassegni” per impostarle come attività e effettuare filtri avanzati.
Per “contrassegnare” una email cliccare sull’email interessata con il tasto destro (per accedere al “menu veloce”) , scegliere la funzione “completa” e scegliere una data per la quale l’attività deve essere completata o personalizzatelo con una “etichetta” che preferite.
Quando si contrassegna una email, viene creato un “elemento promemoria” per il completamento. Dopo avere completato l’attività collegata all’elemento è possibile segnare l’elemento come completato.
Inoltre, come per tutti gli elementi di outlook (email, contrassegni, categorie, ecc) è possibile effettuare ricerche avanzate, come nell’esempio sotto riportato, per ricercare specifici elementi “contrassegnati”, dal menù principale “Home” (di default è quello già preselezionato), cliccare su “Filtra posta elettronica” e scegliere “Contrassegnati”.
- Le “Azioni rapide”
Per velocizzare alcune operazioni ripetitive come per esempio, “categorizza e sposta” utilizzate le “azioni rapide”.
Vediamo come procedere per creare una “azione rapida” personalizzata per “categorizzare e spostare” la categoria creata per l’esempio di cui sotto con il nome “SPAM VERIFICATO”.
Cliccare sull’email interessata con il tasto destro (per accedere al “menu veloce”) , scegliere la funzione “Azioni rapide” e poi da “Nuova azione rapida” scegliere “Categorizza e sposta” come nell’esempio sotto riportato.
Indicate le azioni da effettuare (nel nostro esempio sotto riportato – “Sposta nella cartella” “prova” e “Categorizza messaggio” “SPAM-VERIFICATO”), cliccando poi sul pulsante “opzioni” potrete inserire la combinazione di “Tasti di scelta rapida” per consentire così di velocizzare ulteriormente l’operazione creata (premendo la combinazioni di tasti indicati, dopo avere evidenziato la mail di interesse).
Con questa procedura cliccando poi sulla email da “categorizzare e spostare” con il tasto dx per accedere al menu veloce o premendo la combinazione di tasti associata (nel nostro esmpio CTRL+MAIUSC+9), procederemo a “categorizzare e spostare” l’email interessata in una specifica cartella come nel nostro esempio.
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