Archiviare la posta elettronica per mantenere la cassetta postale in ordine ed efficiente.
Poter contare sulla possibilità di rivedere un contenuto di una email di tre o quattro anni fa è sicuramente importante, ma dobbiamo sempre avere presente i limiti del “sistema” di posta elettronica che utilizziamo.
Parliamo volutamente di “sistema” di posta elettronica perché di fatto le considerazioni da fare per decidere quanta posta elettronica mantenere “in linea” e quando procedere all’archiviazione e per quale intervallo temporale, sono determinate da 3 componenti: Dimensione massima della cassetta postale (variabile da 1 GB (o inferiore) a 100 GB (o più)) ; Modalità di accesso/download alla cassetta postale (POP3, IMAP, EXCHANGE ActiveSync, ecc.) ; Client utilizzato (Outlook, Thunderbird, ecc.).
Analizziamo una casistica tipica per capirci meglio (purtroppo ancora molto diffusa): Azienda con cassetta postale da 2 GB su classico provider (es. info@azienda.it) con accesso POP3 da PC Windows 10 (con Backup cronologia file impostato correttamente per comprendere nel backup anche i file .pst) con client di posta Microsoft Outlook 2016 configurato nel PC da 3 anni, settato con opzione “lascia la posta sul server per 7 giorni” e accesso sempre in POP3 dalla Smartphone anch’esso configurato con l’opzione “lascia la posta sul server per 7 giorni” (questa opzione per ricevere la posta in arrivo sia sul PC che sullo Smartphone).
In questo caso c’è un’altra componente che salta subito agli occhi prima di addentrarci nella tematica dell’archiviazione e che dobbiamo prendere in considerazione: la posta in uscita (SMTP) è residente sul client di posta da cui spedisco, se spedisco da più dispositivi, come nel nostro esempio dal PC e dal cellulare, la posta inviata NON sarà visibile da entrambe ma ciascun dispositivo vedrà solo quella inviata dallo stesso, pertanto anche quando procederemo nell’archiviazione dal PC, questa limitazione seguirà le stesse caratteristiche, inoltre se non ho effettuato politiche di copia adeguate nello smartphone, qualora ci fossero problemi sul dispositivo, la posta inviata dallo smartphone SICURAMENTE andrà perduta perché è residente solo sul dispositivo dal quale spedisco.
Entrando nel merito dell’archiviazione, se non specificato diversamente (nel nostro caso è stato impostato di mantenerla sul server per 7 giorni), il protocollo POP3 “scarica” la posta dalla cassetta postale (residente sui server del nostro provider) sul client (es. sul PC) pertanto la cassetta postale sarà praticamente vuota ma crescerà a dismisura il file .pst (nel quale ci sono le nostre email) generato da outlook sul nostro PC. Microsoft con le ultime versioni di Outlook 2016 e 2013 consentirebbe di raggiungere la dimensione massima del file .pst di 50 GB (in formato unicode) ma un consiglio pratico per gestire al meglio, anche nel caso di danneggiamento dei file .pst, è quello di mantenere il file .pst “in linea” (ma vale anche per i file .pst di archivio) di dimensioni max di 20 GB. Per questo motivo il suggerimento è quello di verificare la dimensione del file .pst “in linea” (nel nostro caso 35 GB) e calcolare la media annuale, nel nostro caso 35GB/3anni ovvero una media annuale di ca. 12 GB.
E’ consigliabile quindi, in questo caso preso in analisi, procedere almeno una volta ogni 2 anni alla archiviazione, generando un file .pst di archivio ogni 2 anni (non lasciare quindi l’archiviazione standard sempre sullo stesso file ma crearne uno ogni 2 anni –come nell’immagine a fianco- specificando magari per aiutarci nella ricerca, gli anni che stiamo archiviando sia nel nome file .pst che nell’etichetta della cassetta archivio di outlook).